한글 문서나 엑셀, PPT를 PDF로 바꿔야 할 때가 있으신가요? 사실 별도 프로그램 없이도 윈도우와 스마트폰 기본 기능만으로 PDF 변환을 할 수 있습니다. 이 글에서는 문서를 PDF로 저장하는 7가지 방법을 차례대로 알려드립니다. 오늘 바로 써먹을 수 있는 내용만 담았습니다.
- 프로그램 설치 없이 윈도우 기본 기능으로 PDF 변환을 할 수 있습니다
- 엑셀, PPT, 한글 문서는 저장 메뉴에서 바로 PDF로 만들 수 있습니다
- 스마트폰 공유 기능과 무료 온라인 도구로도 간단히 해결됩니다
PDF 변환, 왜 꼭 필요할까요
공공기관 제출 서류, 이력서, 계약서, 인쇄용 자료는 대부분 PDF 파일을 요구합니다. PDF는 어떤 기기에서 열어도 글꼴과 레이아웃이 그대로 유지되고, 내용 수정이 어려워 문서를 안전하게 전달할 수 있는 형식입니다.
쉽게 말하면 디지털 인쇄물이라고 생각하면 됩니다. 받는 사람이 어떤 프로그램으로 여는지와 상관없이 항상 같은 모습으로 보이기 때문에, 제출용 문서는 PDF로 보내는 것이 기본 예절로 자리 잡았습니다.
방법 1. 윈도우 기본 기능 PDF로 인쇄 하나면 충분합니다
PDF 변환의 가장 쉬운 길은 윈도우에 내장된 Microsoft Print to PDF 기능입니다. 별도 프로그램을 설치할 필요가 없고, 모든 문서에 동일하게 적용할 수 있습니다.
변환하고 싶은 문서를 열고 Ctrl+P를 누른 뒤, 프린터 목록에서 Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄 버튼을 누르면 저장 위치를 묻는 창이 나옵니다. 여기서 파일 이름을 정하고 저장하면 끝입니다.
엑셀, 워드, 메모장, 웹페이지, 심지어 채팅 창까지 화면에서 인쇄가 되는 모든 것을 PDF로 저장할 수 있습니다. 팁으로, 인쇄 창에서 용지 크기와 여백을 조절하면 문서가 잘려 나오는 문제도 함께 해결됩니다.
방법 2. 엑셀은 저장 메뉴에서 바로 PDF로 만들기
엑셀 파일은 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장을 누른 뒤, 파일 형식을 PDF로 바꾸면 변환이 끝납니다. 시트가 길면 여러 페이지로 나뉘어 저장되니, 저장 전에 미리 확인하는 것이 좋습니다.
원하는 범위만 PDF로 만들고 싶다면 페이지 레이아웃 탭의 인쇄 영역 설정을 먼저 지정해 주세요. 표가 페이지 경계에서 잘리는 경우가 많으므로, 보기 탭의 페이지 나누기 미리보기에서 경계를 확인하고 조정하는 것이 좋습니다.
엑셀을 자주 다루는 분이라면 실무에서 가장 많이 쓰는 함수를 정리한 엑셀 함수 정리 7가지 글과 엑셀 공식 도움말을 함께 참고해 보세요.
방법 3. PPT와 워드도 같은 방식으로 변환됩니다
파워포인트도 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장에서 PDF를 선택하면 됩니다. 발표 자료를 PDF로 보내면 상대방 PC에 글꼴이 없어도 모양이 깨지지 않아, 회사 발표 자료나 학교 과제 제출에 안성맞춤입니다.
워드는 파일 메뉴의 내보내기에서 PDF/XPS 만들기를 선택하면 같은 결과를 얻을 수 있습니다. 프로그램 버전이 오래된 경우에는 앞서 소개한 PDF로 인쇄 기능을 사용해도 됩니다.
PC에 오피스가 설치되어 있지 않다면, 무료 웹용 오피스(office.com)에서 문서를 연 뒤 같은 메뉴로 변환할 수 있습니다. 인터넷만 되면 브라우저에서 모든 작업이 가능합니다.
방법 4. 한글(HWP) 문서 PDF 변환하기
한컴오피스에는 파일 메뉴에 PDF로 저장하기가 따로 있습니다. 한글 문서를 열고 이 메뉴를 선택하면 원본과 가장 유사한 모습의 PDF가 만들어집니다.
한컴오피스가 설치되어 있지 않다면 무료로 받을 수 있는 한컴오피스 뷰어로 문서를 연 뒤, 인쇄 창에서 PDF로 인쇄를 선택해도 됩니다. 뷰어는 한컴 공식 홈페이지에서 내려받을 수 있습니다.
학교 과제나 공공기관 제출용 문서라면, 한글 문서는 반드시 PDF로 변환해서 보내는 것이 안전합니다. 상대방 PC에 한글이 없어도 내용을 확인할 수 있기 때문입니다.
방법 5. 스마트폰에서 문서와 사진을 PDF로 만들기
갤럭시에서 문서를 열고 공유 버튼을 누르면 PDF로 저장 항목이 나옵니다. 사진도 갤러리에서 여러 장을 선택한 뒤 공유 메뉴의 PDF로 저장을 선택하면, 선택한 사진들이 한 개의 PDF 파일로 묶입니다.
아이폰도 방식은 같습니다. 공유 버튼을 누른 뒤 PDF로 저장을 선택하면 파일 앱에 PDF가 저장됩니다. 급하게 서류를 만들어야 할 때 폰 하나로 해결할 수 있는 방법입니다.
종이 문서를 스캔해야 한다면 구글 드라이브 앱의 스캔 기능을 활용해 보세요. 카메라로 찍으면 테두리가 자동으로 보정된 PDF가 만들어집니다. 파일 저장과 공유까지 한 번에 처리하는 방법은 구글 드라이브 사용법 글에서 확인할 수 있습니다.
방법 6. 무료 온라인 도구로 합치기, 나누기, 변환하기
PDF를 합치거나 페이지를 나누는 작업은 온라인 도구가 가장 편합니다. smallpdf 같은 무료 사이트에 파일을 끌어다 놓기만 하면 변환, 합치기, 나누기, 압축까지 모두 처리됩니다.
한글(HWP) 파일을 PDF로 바꿔주는 기능도 제공됩니다. PC에 한컴오피스가 없는 상황에서 급하게 변환해야 할 때 유용합니다.
주의할 점이 두 가지 있습니다. 첫째, 문서가 서버를 거치기 때문에 계약서나 개인정보가 담긴 문서는 올리지 않는 것이 좋습니다. 둘째, 무료 버전은 하루 이용 횟수에 제한이 있습니다. 민감한 문서는 앞서 소개한 윈도우나 오피스의 기본 기능을 사용하세요.
방법 7. 웹페이지를 통째로 PDF로 저장하기
긴 기사나 영수증, 예약 확인서를 저장해 두고 싶을 때 유용한 방법입니다. 브라우저에서 Ctrl+P를 누르고 대상 프린터를 PDF로 저장으로 바꾼 뒤 저장하면, 현재 보고 있는 웹페이지가 그대로 PDF가 됩니다.
필요한 부분만 저장하고 싶다면 인쇄 화면에서 페이지 범위를 지정하면 됩니다. 마우스 오른쪽 버튼 메뉴의 인쇄를 통해서도 같은 기능을 사용할 수 있습니다.
이 방법은 윈도우, 맥, 스마트폰 브라우저에서 모두 동일하게 동작하므로, 기기와 상관없이 활용할 수 있습니다.
실전 적용 팁
이 팁을 바로 적용해 보려면, 먼저 Ctrl+P를 누른 뒤 Microsoft Print to PDF를 선택하는 것 하나만 기억하세요. 이 한 가지로 엑셀, 워드, 한글, 웹페이지를 가리지 않고 언제 어디서든 PDF를 만들 수 있습니다.
실제로 써보면 좋은 조합은 이렇습니다. 제출용 문서는 오피스나 한컴오피스의 저장 메뉴로 변환해 품질을 유지하고, 급하게 파일을 합치거나 나눠야 할 때만 온라인 도구를 사용하는 방식입니다.
개인정보가 담긴 문서는 반드시 오프라인 기능으로 변환하세요. 온라인 도구는 편리하지만 서버를 거치는 만큼, 주민등록번호나 계약 내용이 들어간 문서는 피하는 것이 안전합니다.
엑셀을 자주 쓰는 직장인이라면 엑셀 단축키 모음 글도 함께 보면 작업 속도가 훨씬 빨라집니다.
FAQ
PDF로 변환했는데 한글이 깨져요. 어떻게 해야 하나요?
온라인 도구에서 변환할 때 한글 글꼴이 빠져서 생기는 경우가 많습니다. 윈도우의 PDF로 인쇄 기능이나 오피스 저장 메뉴를 사용하면 대부분 해결됩니다.
PDF 용량이 너무 커서 메일에 첨부가 안 돼요.
온라인 도구의 압축 기능을 이용하면 용량이 크게 줄어듭니다. 이미지가 많은 문서라면 저장할 때 이미지 품질을 낮추는 것도 방법입니다.
핸드폰에 받은 엑셀 파일도 PDF로 바꿀 수 있나요?
네, 가능합니다. 폰에서 파일을 열고 공유 메뉴의 PDF로 저장을 선택하면 됩니다. 오피스 앱이 없어도 기본 공유 기능으로 변환할 수 있습니다.
PDF를 다시 엑셀이나 워드로 되돌릴 수 있나요?
온라인 도구의 PDF를 엑셀로 변환 기능을 사용하면 됩니다. 다만 표나 서식이 조금씩 어긋날 수 있으므로, 수정이 필요한 문서는 원본 파일을 받아서 작업하는 것이 좋습니다.
무료 온라인 도구를 써도 안전한가요?
유명한 서비스는 암호화 전송을 제공하지만, 문서가 서버에 올라간다는 사실은 동일합니다. 개인정보가 담긴 문서는 오프라인 기능을 사용하세요.
오늘 소개한 7가지 방법만 알아두면, 어떤 문서든 프로그램을 새로 설치할 필요 없이 PDF로 바꿀 수 있습니다. 처음에는 PDF로 인쇄 하나만 익숙해지면 되고, 상황에 따라 저장 메뉴와 온라인 도구를 골라 쓰면 됩니다. PDF로 받은 긴 문서를 읽을 시간이 없다면 AI 문서 요약 도구 비교 글을 참고해 보세요.
#PDF변환 #한글PDF #엑셀PDF #문서변환 #IT꿀팁